Konsep Virtual Office yang Banyak Digunakan Perusahaan

Virtual office adalah kantor virtual yang sekarang banyak digunakan oleh perusahaan seperti start up. Konsep virtual office menawarkan pekerjaan dari mana saja, jadi pegawai tidak perlu datang ke kantor. 

Jika Anda melihat kantor yang berada di kota-kota besar, virtual office adalah sesuatu yang biasa. Ada banyak keuntungan apabila perusahaan tersebut menggunakan virtual office salah satunya adalah menghemat biaya operasional. 

Apa Itu Virtual Office

Virtual office Jakarta adalah ruang kerja yang memiliki sejumlah pegawai namun tidak bekerja di ruangan fisik. Adapun yang dimaksud ruangan fisik adalah ruangan yang terdapat meja, kursi, alat pendingin, dan sebagainya. 

Adanya kantor virtual bisa menghemat biaya operasional karena tidak perlu membeli segala perlengkapan di atas. Walaupun tidak ada kantor fisik, Anda tetap mendapatkan alamat virtual untuk kantor tersebut. 

Anda dan pegawai bisa tetap bekerja walau hanya memiliki kantor virtual. Konsep virtual office adalah ketika melakukan rapat, bisa melalui fasilitas yang sudah tersedia. 

Dengan menggunakan kantor virtual, pegawai tidak perlu menghabiskan waktu dan biaya untuk pergi ke kantor. 

Cara Kerja Virtual Office

Bagi perusahaan baru yang ingin mencari kantor bisa menyewa kantor virtual agar lebih menghemat biaya operasional. Selain itu, pegawai juga bisa lebih mudah menyelesaikan pekerjaan karena bisa dilakukan di mana saja. 

Namun, sebelum menyewa kantor virtual, Anda perlu tahu bagaimana cara kerja virtual office tersebut. Berikut fitur layanan yang tersedia di virtual office untuk kemudahan para pegawai dan pemimpin perusahaan.

• Area Kerja Bersama 

Untuk area kerja bersama, pemilik dan pegawai akan mendapatkan masing-masing teknologi yang langsung terhubung dengan area ini. Jadi, walaupun bekerja secara virtual, tetap bisa menciptakan suasana kerja yang kondusif. 

• Virtual Address 

Fitur layanan berikutnya yang tersedia adalah virtual address yaitu alamat kantor virtual tersebut. Walaupun memiliki virtual address, tetapi pegawai yang ingin bertukar informasi bisa melalui surel.

• Video Conference

Fitur terakhir adalah video conference yang bisa dimanfaatkan saat tim melakukan rapat. Segala bentuk koordinasi antar pegawai bisa melalui fitur video conference. Untuk tempat dan waktu bisa menyesuaikan pegawai.

Alasan Mengapa Menggunakan Virtual Office

Konsep virtual office seperti penjelasan sebelumnya adalah pegawai dan pimpinan perusahaan bekerja secara virtual dari mana saja, jadi bersifat fleksibel. Adapun alasan mengapa banyak perusahaan yang memilih kantor virtual adalah. 

1.Biaya Instalasi 

Apabila Anda membuka kantor sendiri, maka perlu memikirkan biaya instalasi untuk perlengkapan seperti kursi, komputer, dan meja. Selain itu, perusahaan juga perlu memikirkan tagihan listrik, air, internet, dan telepon.

Berbeda apabila menggunakan kantor virtual karena Anda tidak perlu memikirkan biaya instalasi. Hal ini karena penyedia kantor virtual menyediakan semua fasilitas untuk memudahkan pekerjaan pegawai. 

Jadi, Anda bisa menghemat sekitar 90 persen dari biaya ketika menggunakan kantor virtual. Ini adalah salah satu kelebihan virtual office yang penting untuk diperhatikan. 

2. Kredibilitas 

Alasan mengapa Anda perlu menggunakan kantor virtual adalah karena kredibilitasnya terjamin. Walaupun semua pegawai bekerja secara virtual, tetapi perusahaan tetap mendapatkan alamat kantor yang berada di lokasi yang strategis. 

Dengan begitu, kredibilitas perusahaan Anda akan lebih diakui oleh calon konsumen atau calon mitra bisnis. 

3. Kontrak yang Lebih Fleksibel 

Menyewa kantor virtual tidak sulit mengingat kontrak yang ditawarkan fleksibel. Berbeda dengan Anda menyewa kantor fisik karena akan terikat kontrak jangka panjang. Sedangkan kontrak untuk kantor virtual bisa disesuaikan dengan periode penyewaan. 

4. Legalitas Sudah Diakui 

Anda tidak perlu khawatir apabila menyewa kantor virtual karena legalitasnya sudah diakui. Dengan begitu, Anda bisa lebih mudah ketika akan mengurus NIB, SIUP, Surat Keterangan Domisili Perusahaan, dan dokumen penting lainnya. 

5. Kemudahan dalam Mengurus Administrasi 

Alasan lain mengapa banyak yang menyewa kantor virtual adalah karena kemudahan dalam mengurus administrasi. Misalnya sebuah perusahaan yang sering melakukan aktivitas surat menyurat, dokumen, dan paket, Anda bisa memanfaatkan layanan resepsionis virtual. 

Dengan layanan ini, surat yang ditujukan ke perusahaan akan ditangani dengan baik oleh resepsionis. Setelah itu, resepsionis akan mengirim email atau pesan pribadi ketika ada surat masuk. 

Konsep virtual office adalah kantor yang semua pegawai bekerja secara virtual dari mana saja. Sekarang mengurus kantor virtual jadi lebih mudah karena Anda bisa bekerja sama dengan Legalist. Legalist adalah jasa yang menyediakan layanan pendirian izin perusahaan terpercaya termasuk menyewa kantor virtual.