Baik kantor biasa maupun kantor virtual di Indonesia sudah mulai banyak digunakan oleh perusahaan. Namun, apa perbedaan virtual office dan kantor biasa? Kantor biasa adalah kantor yang memiliki bangunan fisik dan menjadi tempat bekerja para karyawan.
Sedangkan kantor virtual adalah kantor yang tidak memiliki bangunan fisik. Jadi, para karyawan dan pemilik perusahaan bekerja dengan sistem dari mana saja. Bisnis yang dijalankan di kantor biasa dan virtual sama-sama sah di mata hukum.
Mengenal Kantor Biasa dan Kantor Virtual
Kantor virtual adalah kantor dunia maya yang pertama kali digagas oleh Ralph Gregory di tahun 1994 di Amerika Serikat. Pada saat itu, Gregory membuat sebuah aplikasi kantor virtual yang memungkinkan para pegawai melakukan pekerjaannya secara online.
Tujuan pembentukan kantor virtual adalah untuk meningkatkan produktivitas para pegawai karena bisa menyelesaikan pekerjaan dari mana saja. Selain itu, pegawai juga tidak perlu datang langsung ke kantor karena bisa melakukan aktivitas secara virtual.
Sedangkan kantor konvensional adalah kebalikan dari kantor virtual yaitu kantor yang memiliki bentuk fisik. Jika pegawai kantor virtual bekerja dengan sistem WFH sedangkan pegawai kantor konvensional perlu datang langsung ke lokasi untuk bekerja.
Perbedaan Virtual Office dan Kantor Biasa
Bagi Anda pemilik perusahaan yang masih bingung akan membangun kantor biasa atau menggunakan kantor virtual, simak perbedaan virtual office dan kantor biasa di bawah ini.
1.Fasilitas
Fasilitas yang disediakan oleh penyedia kantor virtual berbeda-beda, namun biasanya menawarkan beberapa pilihan paket sesuai dengan lingkup bisnis. Sedangkan fasilitas kantor biasa tergantung pada pemilik perusahaan akan menyediakan apa saja.
Jadi, jika Anda memilih kantor virtual, maka fasilitas yang disediakan tergantung penyewa. Sedangkan jika Anda membangun kantor biasa, bisa menyediakan fasilitas sendiri sesuai kebutuhan.
2. Biaya Pendirian
Perbedaan antara kantor biasa dengan kantor virtual berikutnya adalah dari biaya pendirian. Biaya pendirian kantor biasa lebih banyak karena perlu disesuaikan dengan kebutuhan pegawai. Jika ada tambahan pegawai, perlu menyediakan perlengkapan lagi.
Sedangkan biaya pendirian kantor virtual relatif terjangkau sehingga sangat diminati oleh perusahaan seperti start up. Jadi, jika Anda ingin menekan biaya operasional bisa menyewa kantor virtual saja.
3. Efisiensi Kerja
Selain dua hal di atas, perbedaan lain dari kantor biasa dan kantor virtual adalah efisiensi kerja. Ruang kerja virtual berbeda dengan ruang kerja kantor biasa yang tersedia dalam bentuk fisik. Walaupun begitu, baik menggunakan kantor biasa maupun kantor virtual sama-sama efisien.
Jika Anda menggunakan kantor virtual, maka tidak perlu datang ke kantor untuk bekerja sehingga bisa menyelesaikan pekerjaan dari mana saja. Hal ini bisa meningkatkan efektivitas karena pegawai bisa memilih tempat kerja yang nyaman.
Berbeda apabila pegawai bekerja di kantor biasa, maka pegawai perlu mengikuti peraturan yang ditetapkan pemilik kantor. Misalnya mulai bekerja pukul 8 hingga 6 sore, maka selama waktu itu, pegawai perlu ada di kantor.
Apabila jarak antara tempat kerja dengan kantor jauh, maka pegawai perlu berangkat lebih awal agar tidak terlambat. Hal ini akan membuat banyak waktu terbuang sehingga mengurangi efektivitas dalam bekerja.
4. Biaya Operasional
Adapun perbedaan virtual office dan kantor biasa berikutnya adalah biaya operasional yang dikeluarkan perusahaan. Apabila Anda memutuskan menggunakan virtual office, maka bisa menghemat sekitar 70%.
Hal ini karena Anda tidak perlu membayar biaya sistem untuk menjaga kebersihan, beban listrik setiap bulan, air, dan sebagainya. Sebaliknya, jika Anda menggunakan kantor biasa, maka biaya operasional yang dikeluarkan semakin besar.
5. Layanan Resepsionis
Perbedaan terakhir adalah dari layanan resepsionis yang tersedia di kantor. Layanan ini dapat membantu perusahaan sebagai front office untuk mengerjakan beberapa pekerjaan khusus salah satunya menerima tamu.
Jika menggunakan kantor biasa, Anda perlu mengeluarkan biaya lebih untuk layanan resepsionis seperti gaji, BPJS, uang transportasi, dan sebagainya. Namun, jika menggunakan layanan virtual office, Anda tidak perlu merekrut resepsionis karena layanan ini sudah tersedia.
Setelah mengetahui apa saja perbedaan virtual office dan kantor biasa, apakah sudah ada bayangan akan memilih yang mana? Bagi Anda yang ingin mengurus berbagai perizinan usaha baik bekerja di kantor biasa maupun kantor virtual, bisa bekerja sama dengan Legalist.ย
