Virtual office atau kantor virtual, salah satu pemanfaatan media digital untuk mengoptimalkan bisnis. Karakter virtual office menjadi kunci dalam pengoptimalan kegiatan bisnis. Karena kantor digital ini sangatlah fleksibel dan juga efisien.
Kantor virtual menjadi salah satu solusi bagi pebisnis yang tidak ingin menambah uang sewa kantor. Karena di kantor virtual, semua akses layanan bisnis dapat dipilih sesuai kebutuhan tanpa harus membayar sewa. Penasaran dengan karakteristiknya? Simak berikut ini!
Cara Kerja Kantor Virtual
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, bahwa semua akses layanan bisnis bisa dipilih sesuai kebutuhan tanpa uang sewa. Cara kerja virtual office, sebagai pebisnis yang memesan virtual office akan diberikan alamat bisnis.
Nantinya alamat tersebut akan dipakai untuk keperluan surat-menyurat. Selain itu, akan diperlukan untuk situs website sebagai lokasi kantor perusahaan tersebut. Pebisnis dapat pula menggunakan layanan administratif untuk keperluan bisnis.
Jika ada pertemuan secara fisik, Anda juga bisa menyewa ruangan di kantor digital tersebut. Secara virtual akses dokumen bisa diunduh melewati platform khusus. Selain itu, disediakan pula ruang rapat online lewat video conference.
Karakteristik Kantor Virtual
Karakter virtual office sangat berpengaruh terhadap operasional perusahaan. Ciri-ciri virtual office atau karakteristiknya ada lima. Pahami, karena kantor virtual adalah salah satu solusi tepat untuk keperluan bisnis, karakternya sebagai berikut:
1. Mendapatkan Alamat Kantor Resmi
Salah satu karakter utama yang dimiliki virtual office, yakni klien mendapatkan alamat bisnis resmi. Jadi, Anda nanti akan mendapatkan alamat bisnis secara fisik di tempat yang sangat strategis. Tapi Anda tidak perlu menyewa kantornya secara fisik loh!
Alamat dapat dipakai untuk berbagai keperluan operasional bisnis, seperti surat hingga branding bisnis. Calon klien yang melihat tentu akan berpikir bahwa perusahaan tersebut sangat profesional. Manfaat virtual office dapat meningkatkan kepercayaan pada perusahaan.
2. Memiliki Fleksibilitas Besar
Karakter yang menonjol pada virtual office, yakni pada cirinya yang fleksibel. Bagi penggunanya, kantor virtual akan menawarkan fleksiblitas yang besar dibanding kantor umumnya. Kantor virtual bisa dipakai sesuai dengan kebutuhan tanpa adanya kontrak.
Oleh karena itu, kantor virtual ini menjadi salah satu opsi pilihan bagi para pengusaha yang baru merintis usahanya. Tanpa harus menyewa tempat dan alatnya, Anda bisa memakainya sewaktu-waktu jika diperlukan. Tentu hal ini dapat menghemat biaya operasional.
3. Diberi Layanan Telepon dan Persuratan
Selanjutnya, virtual office bercirikan adanya layanan telepon dan juga surat-menyurat. Adanya ketersediaan layanan ini dapat membantu Anda dalam menerima telepon hingga menangani koresponden lain. Maka ini lebih memudahkan operasional bisnis.
Hal ini memberikan manfaat bagi Anda, Anda bisa fokus mengembangkan bisnis tanpa khawatir masalah administrasi. Selain itu, administrasi tersebut sangat fleksibel dan tidak harus berurusan dengan infrastruktur telekomunikasi.
4. Keamanan Serta Privasi Terjaga
Karakter virtual office yang menjadi manfaat yang besar bagi pengusaha, yakni terjaminnya keamanan dan privasi perusahaan. Tentu, sebuah virtual office mempunyai security cyber yang sangat ketat. Hal ini bertujuan untuk melindungi data-data penting perusahaan.
Anda tidak perlu khawatir jika ingin mendirikan kantor virtual, karena keamanannya sangatlah terjaga. Anda juga nantinya akan diberikan ruang rapat serta fasilitas digital yang mendukung operasional bisnis.
Perlu diketahui bahwa sistem keamanan yang dipakai sudah canggih. Data-data yang disimpan otomatis terlindungi dengan baik.
5. Biaya yang Relatif Murah
Dibandingkan uang sewa kantor umum, kantor virtual ini relatif lebih murah. Di Legalist hanya sebesar Rp2.500.000 saja. Kantor virtual tidak perlu membayar uang sewa.
Jadi, kantor virtual akan mengurangi biaya operasional sehingga Anda bisa menghemat biaya. Bagi perusahaan yang baru merintis, biaya lainnya dapat digunakan untuk pengoptimalan usaha.
Kekurangan dan Kelebihan Kantor Virtual
Memilih kantor virtual tentu ada dampak negatif virtual office yang perlu diwaspadai. Hal ini juga harus diperhatikan bagi para pebisnis. Adapaun kelebihan dan kekurangan kantor virtual sebagai berikut:
- Hemat biaya operasional.
- Tempat kerja yang fleksibel.
- Akses administrasi yang profesional.
- Kurangnya interaksi karyawan dan pelaku usaha.
- Pelaku usaha tidak memiliki aset.
- Terhambat masalah teknis.
PENUTUP
Karakter virtual office perlu dipahami karena menjadi kunci utama operasional bisnis. Tapi perlu diketahui bahwa ada dampak negatif dan juga positifnya yang patut diwaspadai. Masalah jasa pembuatan virtual office, kunjungi saja Legalist.